Sekretäri roll

Vaata ka: Märkmete tegemine

Nii teie karjääri jooksul kui ka muul eluperioodil võidakse teil paluda protokollida koosolek. Teil võidakse paluda isegi võtta ametlik roll rühma või organisatsiooni sekretärina, olgu see siis vabatahtlik või tasuline.

Selles ametis on hädavajalik, et teaksite, mida tuleb teha, ja oskaksite teha selgeid ja täpseid märkmeid, sest sekretäri ülesanne on peamiselt koosoleku ametliku protokolli loomine.

Sekretäri vastutus

Sekretäri roll mis tahes ametlikus rühmas on olla koosolekute protsessi valvur. Nad on tavaliselt isik, kes korraldab koosolekud, sealhulgas üldkoosolekud, ning peab ametlikku arvestust rühma protsessi ja otsuste kohta: koosoleku protokoll. See võib hõlmata kirjavahetuse pidamist.



See leht keskendub suuresti sekretäri rolli formaalsetele aspektidele, eriti koosolekutega seotud küsimustele.


Ettevalmistus: Enne koosolekut

Sekretär peab enne koosolekut teadma mitut asja, millest enamuse saab hõlpsasti teada, paludes koosolekut juhtival isikul.

Kõige olulisemad on:

  • Kellelt oodatakse kohtumise korraldamist , sealhulgas koha leidmine ning sobivate suupistete ja AV-võimaluste korraldamine? See on sageli sekretär.
  • Kes vastutab päevakorra koostamise eest? Igal õppetoolil on oma eelistused, kuid see on tavaliselt ka koos sekretäriga vastutav töö. Võib olla ka teisi inimesi, kellel on õigus päevakorrapunkte lisada. Vaadake meie lehte: Päevakava kehtestamine rohkem informatsiooni.
  • Sekretäril on oma roll tagada, et päevakava ei oleks ülekoormatud , mis võib hõlmata esimehe ja teistega arutamist selle üle, mida võiks edasi lükata hilisemale koosolekule ja mida võiks käsitleda kirjalikus aruandes.
  • Mis tüüpi märkmeid või protokolle on vaja? Kas need peavad olema ametlikud protokollid, kus on kirjas, kes mida ütles, või lühikesed märkmed, mis kajastavad kokkulepitud tegevusi?
  • Kui kiiresti tuleb pärast koosolekut märkmeid või protokolle koostada ja levitada?
  • Kuidas toimub märkmete avaldamiseks tühjendamine? Mõned toolid kiidavad heaks minutid enne nende edasisaatmist, teised aga eelistavad, et need levitataks korraga mitmele peamisele osalejale.

Kui olete oma sekretäri rollis uus , tasub ka teada saada, kes sinna eeldatavasti osalema peaks, organisatsioonid, mida nad esindavad, ja mõned eelmistel koosolekutel tõstatatud küsimused.



See aitab teil toimuvast aru saada. Seda saate teha, vaadates koosolekute eelmisi protokolle ja küsides ka juhatajalt, mida tõenäoliselt arutatakse.

Sekretär vastutab koosoleku dokumentide saatmise eest. See hõlmab muu hulgas päevakorra, viimase koosoleku protokolli ja kõiki aruteludokumente või teavet.

Koosoleku päeval

Koosoleku päeval peab sekretär tegema mitu asja:

  • Veenduge, et teate, keda oodatakse koosolekule. Kui hoones on turvamehed, peate võib-olla esitama osalejate nimekirja.
  • Jõudke varakult kohale ja kontrollige, kas kõik on korras. Kui vastutate koosolekute korraldamise eest, veenduge, et kõik oleks olemas, ruum oleks õigesti paigutatud, kõik AV-seadmed töötaksid, toole oleks piisavalt ja kõik suupisted oleks saabunud.
  • Võiksite mõelda, kes kus istub ja märkige isegi meie istekohtade plaan, kuna see muudab koosoleku kulgu tohutult. Peaksite tagama, et tool istuks keskselt ja et te istuksite nende kõrval.
  • Veenduge, et teil oleks piisavalt paberkoopiaid neile, kes pole koopiat kaasa toonud. Kui ettekandeid on palju, võib olla asjakohane paigutada need kausta lehe / jaotise numbrite abil, nii et osalejad saaksid hõlpsasti leida praeguse aruteluga seotud töid.
  • Kui kasutate nimemärke , sättige nad tähestikulises järjekorras ukse äärde lauale, kuhu osalejad saabudes saabuvad.

Koosoleku protokolli koostamine

Tere tulemast ja sissejuhatused

Protokoll peab sisaldama täielikku nimekirja kohalolijatest ja kõigist, kes vabandusi saatsid.

Meeletu kritseldamise säästmiseks, kui inimesed ennast laua ümber tutvustavad, levitage registreerumislehte, paludes inimestel anda oma nimi, organisatsioon ja kontaktandmed. Pange tähele kõik sissejuhatuste ajal esitatud vabandused puudumiste pärast: inimesed tutvustavad end sageli nii-öelda-asendajana ja muide, ta saadab oma vabandused.

Põhitegevus

See, kuidas koosolekul märkmeid teete, sõltub sellest, kui ametlik protokoll peab olema.



Kui esitate vaid arutelu lühikokkuvõtte koos võimalike tegevuspunktidega, võite lubada arutelu kuulata ja seejärel selle märkmete kujul kokku võtta.

Kui peaksite siiski kirjutama üksikute kõnelejate põhipunktid, peate tegema täieliku märkmete komplekti, sealhulgas kõnelejate nimed või initsiaalid.

See on valiku küsimus, kas kasutate märkmete tegemiseks sülearvutit või pliiatsit ja paberit, kuigi sama hea on ka toolilt eelnevalt kontrollida, eriti tasulise rolli korral.

kuidas aruande näidet kirjutada



Käepärased näpunäited minutikirjutamiseks


  • Arendage oma valdkonna võtmesõnade, fraaside või žargooni jaoks oma lühikirjeldus, et saaksite levinud fraaside jaoks kasutada ainult initsiaale.
  • Kasutage initsiaalide abil märkmetes esinejate tuvastamist. Kui te pole selles nimes kindel, kasutage organisatsiooni: keegi ei ole selle vastu, et teda identifitseeritakse kui „organisatsiooni esindajad”, kuid omistamata vaated võivad teid hätta sattuda.
  • Kui mitu inimest toovad sama mõtte, lisage lihtsalt 'X & Y kokkulepitud'.

Vaadake meie lehte: Märkmete tegemine rohkem informatsiooni.

Protsessi toetamine

Juhataja ülesanne on juhtida koosoleku protsessi, kuid sekretär saab aidata mitmeid asju.

Need sisaldavad:

  • Andke toolile vaikselt märkus, milles tuuakse esile küsimused päevakorra ajastamise, libisemise või kohvi saabumise kohta.
  • Kokkuvõte ja arutelu kokkuvõte. See on eriti kasulik, kui inimesed hakkavad samu punkte uuesti välja ütlema.
  • Kui te sellest aru ei saa, küsige konkreetsest punktist selgitust. Võimalik, et kui te seda ei tee, ei tee seda ka teised ja igatahes peate sellest õigesti aru saama.
  • Kui tegevuses on kokku lepitud, kontrollige, kes selle ette võtab. Harvad pole juhused, kus koosolekul lepitakse kokku, et tegevus on vajalik ja mis see tegevus on, määramata, kes selle eest vastutab. Sekretärina saate tagada, et seda ei juhtuks.

Sõltuvalt organisatsiooni tüübist, olenemata sellest, kas olete üsna noorem tase või kui roll on vabatahtlik ja olete valitud komisjoni liige, on ilmselt parem arutada neid kohustusi esimehega eelnevalt läbi, veendumaks, et teie sekkumine on teretulnud.

HOIATUS!


Huvitavast arutelust on lihtne häirida ja unustada midagi üles kirjutada. Püüdke alati keskenduda oma ülesandele, isegi kui arutelu käib ringides. Juhataja võib teid igal hetkel kutsuda kokku võtma.


Pärast koosolekut

Nüüd algab töö tõesti!

Parim on alustada protokollide kirjutamist niipea kui võimalik pärast koosolekut. Ükskõik kui läbipaistvad teie märkmed ka koosolekul tundusid, pole need 24 tundi hiljem enam nii selged ja kui jätate need kaheks nädalaks, siis mõtlete, kas see olite tegelikult teie koosolekul.



Protokollid peaksid olema päevakorra järjekorras. Isegi kui keegi vaatas hiljem koosolekul mõnda konkreetset teemat uuesti üle, peaksite selle arutelu lisama algse päevakorrapunkti alla. Lisage kindlasti kõik arutelus tehtud põhipunktid, kõik tehtud otsused ja kokkulepitud tegevused ning see, kes tegude eest vastutab.

Protokollid kirjutatakse peaaegu alati minevikus ja tavaliselt passiivse häälega ('X märkis, et y peab juhtuma; lepiti kokku, et vastutab Z'). Kasutage toimuva asemel sõna „tahaks”, mitte „tahtmist”, eriti ametlike protokollidega.

Stiili küsimus on see, kas kasutate kõnelejate viitamiseks eesnimesid, pealkirju ja perekonnanimesid või initsiaalid. Kontrollige toolilt või vaadake möödunud minuteid, et näha, mida on varem tehtud, ja kasutage järjekindlalt sama lähenemist.

Kontrollimine ja kinnitamine

Kui minutite kirjutamine on teie jaoks uus, võib olla soovitatav saata protokollid ühele või kahele usaldusväärsele inimesele kontrollimiseks ja kommenteerimiseks, enne kui levitate neid laiemalt.

Üks neist inimestest peaks tõenäoliselt olema juhataja, välja arvatud juhul, kui nad ise on palunud teil need kõigepealt kellelegi teisele saata. Kui juhataja on protokolli kinnitanud, saab seda osalejatele laiemalt levitada ja vajadusel veebisaidil avaldada. Pange tähele, et osalejad võivad soovida vead parandada ja parandused tuleb lisada järgmistesse minutitesse.

Lisateave koosolekute kohta:
Koosolekute kavandamine | Päevakava kehtestamine
Esimehe roll
Tähelepanelikud koosolekud