Kuidas kirjutada kokkuvõte

Vaata ka: Aruande kirjutamine

Kui teilt palutakse kirjutada kokkuvõte, olgu see siis poliitika-, voldiku-, briiferi- või aruande jaoks, võib see olla heidutav väljavaade, kui te pole seda kunagi varem teinud.

Esitage siiski paar küsimust ja pidage meeles mõnda lihtsat reeglit ja see muutub palju sirgjoonelisemaks. Sellel lehel on esitatud küsimused, mida peate esitama, olgu teie enda või kellegi teise jaoks, ning mõned hoiatused ja kokkulepped, mida meeles pidada.

Kommenteeritud kokkuvõtte sisu

Kaks võtmeküsimust, mille peate enne alustamist esitama




  1. Kes on minu kommenteeritud kokkuvõtte eesmärk?
  2. Millist paberi sisust, mida ma kokku võtan, peavad nad tegelikult teadma?

Need küsimused on olulised, kuna need ütlevad teile, mida peate kokkuvõttesse lisama, nii et pakkime neid natuke lahti:

Kavandatud publik



Nagu kõigi kirjutamisprojektide puhul, on ka see oluline tunne oma publikut . Kommenteeritud kokkuvõtte sihtrühm võib olla hoopis teistsugune kui pikema dokumendi jaoks, olgu selleks siis poliitikadokument, aruanne või midagi muud.

Kokkuvõttel on mitu võimalikku eesmärki.

Inimesed võivad kommenteeritud kokkuvõtet lugeda saate teada, kas neil on vaja täielikku aruannet lugeda. Sellesse rühma võivad kuuluda inimesed organisatsioonis ja väljaspool seda, kuid aruanne puudutab tõenäoliselt seda, mida nad iga päev teevad. Nad on sageli aineeksperdid; nad peavad lihtsalt teadma, kas on midagi uut, mida nad peaksid lugema. See rühm otsib laiema artikli sisu kokkuvõtet.

Inimesed võivad seda soovida saate teada, kas nende arvates on täielik aruanne huvitav ja asjakohane , isegi kui see pole rangelt hädavajalik. Jällegi on see rühm tõenäoliselt subjektide eksperdid, kuid see võib hõlmata ka analüütikuid, kes otsivad sellel teemal kindlat nurka. See grupp tervitab ka otsest sisu kokkuvõtet.



Nad võivad täieliku aruande asemel lugege kokkuvõtet . Selle grupi pärast peate tõesti muretsema, sest tõenäoliselt hõlmavad nad teie organisatsiooni juhatust või juhtkonda ja ka ajakirjanikke. Seega on kokkuvõtte sõnum, mille nad ära võtavad, ja see võib levida laiemalt. Nende inimeste jaoks on lühikokkuvõte nende akna teema juurde ja see peab olema läbipaistev, mitte läbipaistmatu, kui nad seda mõista tahavad.

Mõelge oma sihtrühmale: keda ja miks soovite oma kokkuvõtet lugeda?


Ärge muretsege teiste inimeste pärast, kes võivad seda lugeda; see on sinu mõeldud publik , inimesed, kellele teie või teie otsene juht saadate kokkuvõtte. Kui kokkuvõte on avaldamiseks, siis milliseid rühmi soovite kõige rohkem lugeda?


Mida peab teie kavandatud publik teadma?

Kui olete oma sihtrühma kindlaks määranud, saate mõelda, mida nad peavad teie artikli lugemise tulemusena teadma või tegema. Selle saab jagada kaheks osaks:

Esmalt kategoriseerige dokument selle järgi, kas see vajab tegevust või on ainult informatiivne. See määrab teie kasutatava keele.

Järgmisena peate tuvastama, mis on siis, kui nad on lugemise lõpetanud, peamised sõnumid, mida soovite, et teie publikul oleks peas. Teave ja mõisted, mida neil varem polnud.

Parim näpunäide

Hea viis peamise sisu üle mõtlemiseks on ette kujutada, et kohtute oma ülemuse või tegevjuhiga parklas või kohvimasina juures. Milliseid kolme põhipunkti oma dokumendis tahaksid neile öelda?

Püüdke vähendada oma põhisõnumeid kolme või kõige rohkem viie ühe või kahe lausega täpppunktini. Nende kallal töötamine enne kirjutama asumist tähendab, et need on kirjutamise ajal peas täiesti selged.

Oma kokkuvõtte kirjutamine



HOIATUS!


Mõnel organisatsioonil on väga selged struktuurid, mida kasutatakse selliste dokumentide jaoks nagu kommenteeritud kokkuvõtted, ja teised on avatud.

Enne alustamist kontrollige, kas peate töötama kindlas struktuuris või mitte. Näiteks kui kirjutate akadeemilise aruande kokkuvõtte esitamiseks, võib teil olla sõnade arvu piirang või peate jääma paberi ühte külge.


Kui te kirjutate oma kokkuvõtet, peaksite kogu aeg oma sihtrühma silmas pidama ja neile kirjutama.

Kui teie publikus on teie ülemus või tegevjuht, mõelge: kui palju nad juba teavad ja kui palju peate selgitama?

Kui teie publikus on ajakirjanikke, peate tõenäoliselt kõike selgitama. Kui see on lihtsalt kokkuvõte paberist, kuna peate selle avaldama, siis peate lihtsalt kokkuvõtte tegema.



Kui leiate, et olete selles etapis üksikasjadesse takerdunud, on mõistlik rääkida kellegi teisega, mida lisada.

Kasutatav keel peab olema üsna ametlik, olenemata sellest, kas kokkuvõte on mõeldud avaldamiseks või mitte. Kui teil on kahtlusi, vaadake meie lehte: Ametlik ja mitteametlik kirjutamine .

Üldjoontes võtab kokkuvõte, nagu võite arvata, kokku aluseks oleva dokumendi põhipunktid ja toob välja põhipunktid. Sellel on tavaliselt kolm osa: sissejuhatus, põhiosa ja järeldus.

The sissejuhatus paneb paika stseeni ja selgitab, millega paber on seotud, sealhulgas milliseid toiminguid tuleb selle tulemusena rakendada. See ei pea olema rohkem kui üks või kaks lauset. Sisemise paberi jaoks võite kirjutada:

kolmemõõtmelised kujundid ja nende omadused
Selles artiklis selgitatakse uuringu tulemusi [teema] kohta ja selle asjakohasust organisatsiooni jaoks. Selles tuuakse välja viis peamist järeldust ja antakse kolm soovitust organisatsioonis tegutsemiseks. Teil palutakse need teadmiseks võtta ja otsustada, kas soovitusi tuleks rakendada.

Avaldatud artikli lühikokkuvõtte jaoks pole haruldane, kui esimene lõik köidab rohkem tähelepanu.

Näiteks hiljuti avaldatud raportist rohelise energia ja Interneti kohta:

Hinnanguliselt 2,5 miljardi inimese jaoks kogu maailmas, kes on Internetiga ühendatud, on elu ilma selleta võimatu ette kujutada.
Internet on meie igapäevaelu kangast ümber kudunud - kuidas me omavahel suhtleme, töötame ja meelt lahutame - ning sellest saab maailmamajanduse alus.

[Allikas: Greenpeace, Klõpsates nuppu Puhasta ].

See näide paneb ikkagi paika: interneti tähtsus, kuid siin on idee hoida inimesi lugemast, mitte ainult teavet pakkuma. Jällegi on kõik seotud teie publikuga ja sellega, mida nad vajavad või tahavad.

The teksti põhiosa esitatakse aruande või dokumendi, millele see kokkuvõte on, peamised järeldused ja / või soovitused. Põhiosas tuleb keskenduda aruande huvitavatele ja asjakohasematele osadele.

Kõige tähtsam on see, et kokkuvõtte põhiosa peab jääma üksi, ilma et lugeja peaks viitama aruande või poliitikadokumendi põhiosale. Seda tasub kontrollida, pannes keegi, kes sellest teemast palju ei tea, teile selle üle lugema.

Lõpuks vajate a järeldus , mis kirjeldab aruannet lugeva inimese poolt koju kaasa võetud teateid või vajalikke toiminguid. Täpppunktid on kasulik vorm põhipunktide esiletõstmiseks ja siin tulevad teie kolm kuni viis sõnumit.

Kui olete lõpetanud, kontrollige seda meie kontroll-loendi järgi ja veenduge, et olete kõik kajastanud.

Kontroll-loend kokkuvõtte kirjutamiseks


  • Kas olete publikut kogu aeg silmas pidanud?
  • Kas olete neile adresseerinud?
  • Kas olete vastanud sõnade arvule või struktuurilistele nõuetele?
  • Kas olete selgelt välja toonud põhisõnumid ja selle tulemusena vajalikud toimingud?
  • Kas kokkuvõte on iseenesest mõistlik, ilma aruannet lisamata?

Viimased hoiatussõnad

Kommenteeritud kokkuvõte ei saa olla kõigi inimeste jaoks kõik. Teil on ainult paarsada sõna. Peate kindlalt keskenduma oma sihtrühmale ja nende vajadustele. Teistel inimestel võib see kasulik olla; teie loodetud publik toetub sellele.

Jätkake:
Kuidas aruannet kirjutada
Kuidas kirjutada ärijuhtumit